Żonglujesz zadaniami z prędkością godną mistrza cyrkowego. Gratulacje, wielozadaniowcu!
W epoce błyskawicznych technologii jesteśmy bombardowani nadmiarem informacji. To powód, dla którego GTD jest obecnie tak popularne w świecie informacyjnym – to metodologia stworzona aby podejmować szybkie decyzje i utrzmywać porządek pośród różnych wymagań w Twoim życiu. Ale nawet jeśli używamy GTD, czasami ilość spraw do załatwienia przerasta nas i nasz system się rozpada.
Life Hack niedawno napisał „How to Multi-task”. - to dobry artykuł o naturze wielozadaniowości i jak ją praktykować... nadal skupiając się na jednym zadaniu na raz.
Ten artykuł jest o tym, jak NIE pracować wielozadaniowo – przewodnik do pracy tak prostej, jak to tylko możliwe – dla dobra Twojego zdrowia psychicznego.
Najpierw kilka powodów aby nie pracować wielozadaniowo:
- Wielozadaniowość jest mniej efektywna, z powodo konieczności częstego przestawiania na inne zadanie i spowrotem.
- Wielozadaniowość jest bardziej skomplikowana a więc i bardziej podatna na stres i błędy
- Wielozadaniowość potrafi być szalona - w dzisiejszym i tak zwariowanym świecie musimy pokonać szaleństwo i stworzyć małą oazę spokoju i normalności.
A teraz sedno: kilka porad jak NIE pracować wielozadaniowo:
- Najpierw przygotuj listy zadań dla różnych kontekstów (tj. telefony, komputer, zadania, dom, czekam-na itd) w zależności od potrzeb
- Miej jedno narzędzie (jak laptop albo notes) do szybkiego notowania co trzeba zrobić.
- Miej fizyczną i emailową skrzynkę obiorczą (ale jak najmniej takich skrzynek), tak, aby wszystkie napływające sprawy był w jednym miejscu (jedna na papiery, druga na e-maile).
- Planuj dzień w blokach (ze sporym zapasem na nieprzewidziane pilne sprawy). Możesz spróbować godzinnych, półgodzinnych bloków. Albo tak: 40 minutowe bloki z 20 minutowymi przerwami na różne sprawy.
- Każdego dnia rano przygotowuj Listę NAJWAŻNIEJSZYCH Zadań. Nie zabieraj się za nic innego, dopóki ich nie wykonasz. Po wykonaniu pierwszego zrób krótką przerwę i zaacznij kolejne Najważniejsze Zadanie. Jeśli uda ci się wykonać 2-3 z nich, reszta dnia to bułka z masłem.
- Kiedy pracujesz nad zadaniem w „bloku czasowym”, pozbądź się wszystkich rozpraszaczy. Wyłącz klienta poczty e-mail i Internet jeśli to tylko możliwe. Staraj się nie odbierać telefonów. Skup się na tym jednym zadaniu i postaraj się zrealizować je nie martwiąc sięo inne sprawy.
- Jeśli czujesz potrzebę aby sprawdzić e-mail albo zacząć inne zadanie, powstrzymaj się. Odetchnij głęboko. Skup się ponownie. Wróć do zadania pod ręką.
- Jeśli inne sprawy pojawią się kiedy pracujesz, umieść je w skrzynce odbiorczej albo zanotuj je w swoim systemie zbierania informacji. Wróć do zadania pod ręką.
Co jakiś czas, kiedy ukończysz zadanie, przejdź przez notatki i skrzynkę odbiorczą dodając zadania do swojej listy i modyfikując grafik czy plan, jeśli to konieczne. Przetwarzaj e-maila i inne skrzynki odbiorcze w regularnych, wcześniej ustalonych odstępach czasu. - Zdarza się że sprawa przerywająca ci pracę jest tak pilna, że nie możesz jej odłożyć na później dopóki nie skończycz. W takim wypadku spróbuj przynajmnie zebrać dokumentację i notatki do aktualnego zadania i odłóż je (być może w katalogu „zadania” albo katalgu projektu). Kiedy wrócisz, wrócisz do tego zadnia, możesz wyciągnać te notatki i szybko sprawdzić na czym poprzednie zadanie stanęło.
Bierz głęboki oddech, rozciągaj się i rób przerwy co jakiś czas. Ciesz się życiem. Wyjdź na dwór i doceń naturę. Staraj się utrzymać zdrowie psychiczne!
Było to tłumaczenie artykułu ze strony:
Zen Habits - How NOT to Multitask - Work Simplier and Saner.
Sprawdź ten serwis. Może znajdziesz tam więcej ciekawych artykułów?
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz