Jak NIE pracować wielozadaniowo i utrzymać zdrowie psychiczne.

Pracujesz nad dwoma projektami na raz, podczas gdy szef kładzie na twoim biurku opisy dodatkowych wymagań. Rozmawiasz przez telefon, kiedy otrzymujesz trzy nowe emaile. Próbujesz wyjść z pracy na czas, tak, aby w drodze do domu zrobić zakupy na obiad. Twój komputer kieszonkowy wysiada, tak samo jak komórka. Twój współpracownik zatrzymuje cię i pyta o informacje a Google Reader jest wypełniony ponad setką informacji.

Żonglujesz zadaniami z prędkością godną mistrza cyrkowego. Gratulacje, wielozadaniowcu!

W epoce błyskawicznych technologii jesteśmy bombardowani nadmiarem informacji. To powód, dla którego GTD jest obecnie tak popularne w świecie informacyjnym – to metodologia stworzona aby podejmować szybkie decyzje i utrzmywać porządek pośród różnych wymagań w Twoim życiu. Ale nawet jeśli używamy GTD, czasami ilość spraw do załatwienia przerasta nas i nasz system się rozpada.

Life Hack niedawno napisał „How to Multi-task”. - to dobry artykuł o naturze wielozadaniowości i jak ją praktykować... nadal skupiając się na jednym zadaniu na raz.

Ten artykuł jest o tym, jak NIE pracować wielozadaniowo – przewodnik do pracy tak prostej, jak to tylko możliwe – dla dobra Twojego zdrowia psychicznego.

Najpierw kilka powodów aby nie pracować wielozadaniowo:

• Wielozadaniowość jest mniej efektywna, z powodo konieczności częstego przestawiania na inne zadanie i spowrotem.
• Wielozadaniowość jest bardziej skomplikowana a więc i bardziej podatna na stres i błędy
• Wielozadaniowość potrafi być szalona - w dzisiejszym i tak zwariowanym świecie musimy pokonać szaleństwo i stworzyć małą oazę spokoju i normalności.

A teraz sedno: kilka porad jak NIE pracować wielozadaniowo:

• Najpierw przygotuj listy zadań dla różnych kontekstów (tj. telefony, komputer, zadania, dom, czekam-na itd) w zależności od potrzeb
• Miej jedno narzędzie (jak laptop albo notes) do szybkiego notowania co trzeba zrobić.
• Miej fizyczną i emailową skrzynkę obiorczą (ale jak najmniej takich skrzynek), tak, aby wszystkie napływające sprawy był w jednym miejscu (jedna na papiery, druga na e-maile).
• Planuj dzień w blokach (ze sporym zapasem na nieprzewidziane pilne sprawy). Możesz spróbować godzinnych, półgodzinnych bloków. Albo tak: 40 minutowe bloki z 20 minutowymi przerwami na różne sprawy.
• Każdego dnia rano przygotowuj Listę NAJWAŻNIEJSZYCH Zadań. Nie zabieraj się za nic innego, dopóki ich nie wykonasz. Po wykonaniu pierwszego zrób krótką przerwę i zaacznij kolejne Najważniejsze Zadanie. Jeśli uda ci się wykonać 2-3 z nich, reszta dnia to bułka z masłem.
• Kiedy pracujesz nad zadaniem w „bloku czasowym”, pozbądź się wszystkich rozpraszaczy. Wyłącz klienta poczty e-mail i Internet jeśli to tylko możliwe. Staraj się nie odbierać telefonów. Skup się na tym jednym zadaniu i postaraj się zrealizować je nie martwiąc sięo inne sprawy.
• Jeśli czujesz potrzebę aby sprawdzić e-mail albo zacząć inne zadanie, powstrzymaj się. Odetchnij głęboko. Skup się ponownie. Wróć do zadania pod ręką.
• Jeśli inne sprawy pojawią się kiedy pracujesz, umieść je w skrzynce odbiorczej albo zanotuj je w swoim systemie zbierania informacji. Wróć do zadania pod ręką.
  Co jakiś czas, kiedy ukończysz zadanie, przejdź przez notatki i skrzynkę odbiorczą dodając zadania do swojej listy i modyfikując grafik czy plan, jeśli to konieczne. Przetwarzaj e-maila i inne skrzynki odbiorcze w regularnych, wcześniej ustalonych odstępach czasu.
• Zdarza się że sprawa przerywająca ci pracę jest tak pilna, że nie możesz jej odłożyć na później dopóki nie skończycz. W takim wypadku spróbuj przynajmnie zebrać dokumentację i notatki do aktualnego zadania i odłóż je (być może w katalogu „zadania” albo katalgu projektu). Kiedy wrócisz, wrócisz do tego zadnia, możesz wyciągnać te notatki i szybko sprawdzić na czym poprzednie zadanie stanęło.

Bierz głęboki oddech, rozciągaj się i rób przerwy co jakiś czas. Ciesz się życiem. Wyjdź na dwór i doceń naturę. Staraj się utrzymać zdrowie psychiczne!

Było to tłumaczenie artykułu ze strony:
Zen Habits - How NOT to Multitask - Work Simplier and Saner.
Sprawdź ten serwis. Może znajdziesz tam więcej ciekawych artykułów?

Teraz zrób to, filozofia jednego zadania.

W internecie jest wiele sposobów na wykonanie zadania zgodnych z zasadą TERAZ ZRÓB TO.
Ja polubiłem jedną za jej filozofię prostoty podobną do kopalni.

Jest to niezwykle prosty sposób. Biała kartka z wypisanym zadaniem do wykonani
(możesz ją wymienić na inną według twojego uznania i możliwości).
Celem program jest wykonanie zadania tak aby można było zakończyć zadanie klikając przycisk "GOTOWE",wtedy pojawi się kolejne zadane na liście do wykonania. Klikamy po wykonaniu zadana na przycisk "GOTOWE", aż pojawi się orzeźwiający komunikat "Gotowe -Program WYKONANY"

Piękne, proste i produktywne.
Pomyśl zaledwie minutę o jednym problemie filozoficznym tak jak to robią i uczniowie Zen. Pomyśl o idei prostych czynności i ich efektywności. Dyskusji która jest przydatna w twoim życiu.

   To historia faceta który tak jak ja kiedyś wpadł na genialny pomysł podczas jedzenia śniadania.
Teraz o tym piszę na tym blogu:
Jedząc śniadanie w Egg planowałem jakie zadania wykonam dzisiaj. Robiłem listę tego co mam do wykonania.Nie notowałem tego na liście zadań czy kalendarzu pracy to był tok moich myśli o zadaniach do realizacji, więc to taki zwykły dzień dezorganizacji – bałaganu w którym i tak nie wiem co zrobię.

Jedno z najistotniejszych pomysłów jakie wpadło mi do głowy: to realizuj jedno zadanie jednocześnie w danym czasie. Nie wiem dlaczego nie mogłem wcześniej tego wymyślić pomimo, że ten problem absorbował mnie przez wile miesięcy, jak nie wiele lat.

Lubię poruszać temat prostoty narzędzi którymi się posługuję:

1.  Jedno najważniejsze zadanie w czasie. Wielokrotnie rozmawiałem na ten temat z specjalistami organizacji pracy i moim przewodnikiem ZEN. Wszyscy radzą:zrób listę zadań i kolejno je realizuj. Łączenie w tym samy czasie funkcji, zadań prowadzi do rozpraszania się, braku koncentracji i stresu. Trzymaj się prostej skutecznej zasady koncentrowania się na jednym zadaniu do wykonania i rób to dopóki nie skończysz, a następnie przejdź do następnego zadania.
2.  Pamiętaj tylko jedno zadanie w jednym odcinku czasowym. Chociaż teoretycznie możesz zaplanować w danym odcinku czasu ogromną listę zadań do wykonania i miotać się wykonując raz jedno, raz drugie a za moment następne. Nie jest to dobry sposób w realizacji zadań w zarządzaniu projektami i systemem. W moim programie zadań do wykonania wybieram trzy zadania do wykonania w jednym dniu i tak wybieram każdego dnia. Tak wybrane istotne sprawy do realizacji wprowadzam w kolejnych dniach do wykonania na listę zrób teraz. Wystarcza wybrać kilka ważnych zadań do wykonania i skupić się na ich realizacji.
3. Czytelny i prosty program – plan dnia pracy. Lubię to tak robić ze względu na jego prostotę i przerwy. Istnieją w nim miejsce na dzwonki i gwiazdki do zabawy i istotny przy edycji listy przycisk zrób to teraz – właśnie teraz. Nie zmieniaj programu(nie modyfikuj jego) on jest tak zaplanowany aby zadania wykonać produktywnie będąc skoncentrowanym i pozostawiono miejsce na rozproszenie uwagi – odpoczynek.
4. Pisząc listy, pisz aż odpowiesz na wszystkie – do końca. Satysfakcją odpisywania na listy jest fakt ich wysłania i możliwość uzyskana odpowiedzi. Gotowa wiadomość to nagroda każdego dnia. To miłe, że możemy osiągać cel każdego dna i to bez końca – codziennie.
5. Nie trzymaj kawałka papieru przez cały czas. Pamiętając co masz zrobić nie zapisuj tego na kawału papieru i co chwilę nie sprawdzaj co masz zrobić. Twórca programu (nie znam jego imienia) mówił o facecie który trzymał kawałek papieru w swojej lewej dłoni z zadaniem do wykonania aż do momentu w którym zakończył wykonanie tego zadania – zrealizował to zadanie. To jest dobry sposób , aby zrobić wszystko – ponieważ nikt nie chce trzymać w dłoni kawałka papieru przez cały dzień. To jest tak.

Oczywiście nie musisz posiadać własnej witryny internetowej do zapisywania zadań do wykonania w danym momencie. Efektywność prostych zadań do zrealizowania na teraz możesz notować w dowolny sposób–na kartce papieru, karcie indeksowej czy notatniku Moleskine (mój ulubiony). Nie jest istotne narzędzie, ale istotne jest jakiego narzędzia używasz.

     Nauka jest prosta sprowadza się do:
Napisania krótkiej listy zadań do wykonania, wykonywania jednej rzeczy na raz, wykonywania kolejno zadań dopóki lista zadań zostanie zakończona – zrealizowana.
   Tak doradzam aby zwiększysz wydajność a ty możesz z tych rad skorzystać.